Häufig gestellte Fragen

Wir sind bemüht, mögliche Fragen hier kurz zu beantworten.

Können Teilnehmer ihre Terminoptionen bearbeiten oder auch löschen?

Falls Terminvorschläge ergänzt werden müssen, erscheint ein durchgestrichenes Icon bei den neuen Optionen. Da anonyme Teilnehmer ihre vorige Abstimmung nicht bearbeiten können, gibt es drei Optionen:

  • Terminersteller startet eine ganz neue Abstimmung
  • Terminersteller löschen die bisherigen Bekundungen der Teilnehmer
  • Teilnehmer legen eine neue Zeile in der Abstimmung an

Bei einer Ergänzung der Terminoptionen wird keine Einladung automatisch verschickt - es muss noch einmal neu eingeladen werden.

Angemeldete Nutzer dürfen ihre eigenen Antworten bearbeiten bzw. löschen.

Terminersteller können auch andere Termineinträge löschen, etwa wenn irrtümlich ein Nutzer mehrfach ein Votum abgegeben hat (etwa weil die Internet-Verbindung unterbrochen worden ist).

 

Was passiert, wenn sich der fixierte Termin nochmals ändert?

Der neue Termin kann den teilnehmenden Personen erneut zugesendet werden. Manche Programme, beispielsweise Thunderbird, weisen auf Terminkonflikte hin und ermöglichen das Aktualisieren des Termins.

Ist bei Terminabstimmungen auch eine "Vielleicht" Option auswählbar?

Ja. Beim Anlegen einer Terminabstimmung "Weitere Optionen" aufklappen. Dort lässt sich die "Vielleicht" Option aktivieren.

Bei Buchungslisten gibt es dies nicht. Falls bei der Abstimmung Kommentare aktiviert sind, kann eine eingeschränkte Verfügbarkeit auch dort eingetragen werden.

Bei der Erstellung einer Umfrage gibt es eine Option "Versteckt". Was bedeutet das?

Bei einer versteckten Umfrage sehen die Teilnehmer nicht, wofür sich andere Teilnehmer entschieden haben. Damit lässt sich zum Beispiel eine grössere Erhebung durchführen, welcher Tag für eine Veranstaltung geeignet wäre.

Der Organisator der Umfrage sieht jedoch sehr wohl, wer welchen Terminwunsch angegeben hat.

Wie können Termine in einem Kalenderprogramm wie Outlook abonniert werden?

Für angemeldete Benutzer gibt es eine Seite mit einer Übersicht über alle Termine, die auf dem Terminplaner zugesagt worden sind. Diese Übersicht ist über das Aufklappmenü oben rechts erreichbar ("Mein Konto" / "Termine").

Die jeweils zugesagten (dunkelroten) bzw. freizuhaltenden (hellroten) Termine können im eigenen Kalender (z.B. Outlook, nextcloud, Google) als webCal Feed abonniert werden. Um diesen Zugang freizuschalten ist ein API Key erforderlich, dieser muss aktiv selbst erzeugt werden.

In Outlook abonnierte Anzeige zugesagter Terminoptionen eines anderen Benutzers:

API Key erzeugen

Der iCal/webCal Feed ist eine URL mit einem persönlichen Schlüssel. Dieser API Key wird aus Datenschutzgründen nicht automatisch für jeden Benutzer angelegt, sondern muss selbst einmalig erzeugt werden.

  • Anmelden und „Mein Konto / Einstellungen“ aufrufen.
  • Auf den Reiter „Bearbeiten“ wechseln.
  • In der unteren Hälfte der Seite ist der Bereich „API Schlüssel Einstellungen“ zu finden.
  • Mit der Schaltfläche „Neu erzeugen“ wird ein persönlicher Schlüssel generiert. Mit diesem Schlüssel kann nun ein externer Service die Termine abfragen.
  • Dann die Option „API Schlüssel für iCal Feed aktivieren“ wählen.
  • Nicht vergessen, die Änderungen mit der Schaltfläche „Speichern“ abzuschließen.
  • Sobald ein Termin zugesagt worden ist, erscheint im Reiter "Reserviert" auch der WebCal/iCal Link. Diesen dann im eigenen Kalender abonnieren.

Wenn ich eine Abstimmung erstelle oder schließe - warum ist die E-Mail nicht sofort in meinem E-Mailprogramm sichtbar, sondern kommt erst verzögert?

Je nachdem, ob der eigene E-Mail-Dienstleister Greylisting verwendet, kann sich die Zustellung der E-Mails um einige Minuten bis hin zu 1/2 Stunde verzögern.
Falls die E-Mail nicht sofort kommt, einfach etwas abwarten.

Mehr Infos zum Thema gibt es im Wikipedia-Artikel zu Greylisting.

Was passiert, wenn ein Teilnehmer bei einer Abstimmung eine E-Mail-Adresse eingibt, die nicht existiert?

Stimmt die Adresse nicht, kann beim Abschließen der Termin-Abstimmung die ical (Kalender) Datei nicht zugestellt werden. Betroffene Teilnehmer erfahren möglicherweise nichts vom fixierten Termin.

Wie lange bleiben Abstimmungen verfügbar? Kann ich diese auch selbst löschen?

Abgestimmte Termine werden drei Monate nach dem fixierten Datum gelöscht, nicht abgeschlossene Terminabstimmungen ein halbes Jahr nach ihrer letzten Bearbeitung.

Bei Buchungslisten wird nach einem Jahr der letzten Bearbeitung ein Löschhinweis an den Ersteller per E-Mail gesendet. Darin enthalten ist ein Hinweis, dass nach weiteren 30 Tagen die Buchungsliste gelöscht wird, ausser es erfolgt eine Anmeldung und die Buchungsliste wird neu abgespeichert. 

Diese Zeiträume sind im Sinne der Datenschutzgrundverordnung ein Kompromiss zwischen Serviceorientierung und Datensparsamkeit.

Eine Umfrage kann als Ersteller auf der Seite "Bearbeiten" unten auch selbst wieder gelöscht werden.
Diese Seite ist erreichbar,
1. falls ein Login vorhanden ist und eine Anmeldung vorliegt (rechts oben bei "Mein Konto / Abstimmungen")
2. falls keine Registrierung beim Terminplaner vorgenommen wurde, über den per E-Mail zugesendeten Link zum nachträglichen Editieren.

Eignet sich der Terminplaner auch für Buchungen?

Auf der Startseite gibt es zusätzlich zur Terminabstimmung die Möglichkeit Buchungslisten zu erstellen. Der Unterschied zur Terminabstimmung ist, dass bei Buchungslisten die Termine vorab feststehen und Teilnehmer diese Termine buchen können, z.B. Seminarplätze, einen Termin für ein Mitarbeitergespräch, Raumreservierungen, ...

Ob bei Buchungen nur einer oder mehrere Termine ausgewählt werden können, kann festgelegt werden.

Beispiel Buchungsliste

Kann eine Buchungsliste kopiert werden?

Ja, im Karteireiter "Ansicht" der Liste gibt es den Bereich "Buchungsliste kopieren", mit der die bestehende Buchungsliste auf eine neue, eigenständige Buchungsliste kopiert wird.
Es ist zu beachten, dass Termine beim Kopieren nicht verändert werden, und dass bestehende Buchungen nicht übernommen werden.
Die gewählten Optionen bleiben unverändert.

Kann eine Buchungsliste "fortgeschrieben" werden, zum Beispiel von Woche zu Woche?

Ja, mit der Funktion "Buchungsliste kopieren". Da Termine dabei nicht verändert werden, sollte ein Trick verwendet werden: Die Buchungsliste wird wie gewohnt erstellt und das Datum in den Titel geschrieben:

Buchungsliste Fortschreiben

Die Termine als Text eintragen:

Buchungsliste Fortschreiben

Weitere Optionen festlegen und die Buchungsliste speichern:

Buchungsliste Fortschreiben

Um die Liste für eine weitere Woche zu erstellen, die eigenen Buchungslisten aufrufen und die gewünschte Liste anzeigen lassen:

Buchungsliste Fortschreiben

Hier kann die Buchungsliste kopiert werden:

Buchungsliste Fortschreiben

Dabei wird eine neue Buchungsliste mit dem Titel "Kopie von Sprechstunde Prof. Muster - Woche 25. - 31.05.2022" erzeugt. Die alte Buchungsliste bleibt unverändert erhalten. Den Titel der neuen Buchungsliste ändern:

Buchungsliste Fortschreiben Titel anpassen

Der Rest der Buchungsliste bleibt unverändert - speichern und fertig:

Buchungsliste Fortschreiben Speichern

Lassen sich Buchungslisten zu einem bestimmten Zeitpunkt aktivieren und deaktivieren?

Ja, das kann über das Zeitfenster für Buchungen eingestellt werden. Vor oder nach dem angegebenen Zeitfenster ist keine Buchung möglich.

Buchungsliste Zeitraum einschränken

Kann ich als Eigentümer einer Buchungsliste mehrmals Buchungen für andere Tätigen?

Nach aktuellem Stand kann der Eigentümer einer Buchungsliste nicht für andere mehrfach buchen. Als Behelfslösung wird daher vorgeschlagen, den Link zur Buchungsliste in einem privaten Fenster zu öffnen und mit Strg, Shift und Entf die Cookies zu löschen. Dadurch können als Eigentümer mehrere Buchungen für andere vorgenommen werden.

Ein privates Browser-Fenster kann per Rechtsklick auf das Browser-Icon und dann mit Neues privates Fenster öffnen, oder über das Anwendungsmenü des Browsers aufgerufen werden. In einem privaten Fenster wird Terminplaner als nicht eingeloggter Nutzer angezeigt.

Die Tastenkombination Strg, Shift und Entf funktioniert in gängigen Browsern wie Microsoft Edge, Firefox oder Google Chrome.

Nutzer eines Safari-Browsers können die Cookies über die Einstellungen löschen. Dazu oben links die Browser-Einstellungen aufrufen und den Reiter Datenschutz auswählen. Dann Websitedaten verwalten und auf alle entfernen klicken.

Der Weg über die Einstellungen funktioniert für alle Browser. Bei Firefox beispielsweise oben rechts auf das Hamburger-Menü klicken, dann Einstellungen und Datenschutz & Sicherheit auswählen. Unter Cookies und Website-Daten können die Daten entfernt oder verwaltet werden.

Alternativ können auch einzelne Cookies, wie die von Terminplaner, ausgewählt und per Klick auf Entfernen gelöscht werden.

Kann ich als Teilnehmer in einer Buchungsliste für mehrere Personen buchen?

Voraussetzung hierfür ist, dass eine Buchungsoption auch von mehreren Teilnehmer gebucht werden kann.

Nach der ersten Buchung erscheint ein Storno-Button. Wenn für die Buchungsoption dann weitere Teilnehmer eingetragen werden sollen, beispielsweise eine Person möchte mehrere Teilnehmer zu einem Kurs anmelden, kann wie im vorherigen FAQ beschrieben, vorgegangen werden.

Wird der Link zur Buchungsliste in einem privaten Fenster geöffnet und die Cookies gelöscht, ist ein erneutes Buchen möglich.

Wie kann ich die Termine anders sortieren oder auch in einem eigenen Format ausdrucken?

Der Terminplaner bietet eine Exportfunktion an. Das Ergebnis ist eine CSV Datei mit Semikolon (;) als Trenner. Diese kann in jedes Tabellenprogramm importiert werden (Excel, LibreOffice Calc, OnlyOffice, ...).

Wenn nur Teile der Tabelle schnell übernommen werden sollen, können diese einfach im Webbrowser mit der Maus markiert, kopiert und in Excel oder Calc eingefügt werden.

Falls beim Importieren nach der Sprache der Felder gefragt wird, kann z.B. einfach Deutsch ausgewählt werden.

Was muss ich beachten, wenn ich eine Abstimmungsliste ausdrucken möchte?

Eine Liste der Teilnehmer lässt sich mit dem Web-Browser drucken (üblicherweise mit Ctrl-P).

Folgende Druckereinstellungen sollten dabei getroffen werden:

  • A4 Querformat
  • Skalierung 40% (oder kleiner, wenn mehr als ein dutzend Zeitspalten)
  • automatische Skalierung deaktivieren (breite Abstimmungen werden mitunter nicht erkannt, daher Skalierung fixieren)
  • Hintergrundbilder drucken (sonst werden die Häkchen nicht angezeigt)

Bei sehr großen Listen empfehlen wir, die Liste als CSV Datei zu exportieren, mit einem Tabellenprogramm (Excel, Calc) zu öffnen und von dort aus zu drucken.

Kann ich den Terminplaner auch gänzlich anonym nutzen?

Sowohl das Registrieren eines Benutzerkontos als auch die Eingabe einer E-Mail-Adresse bei Terminabstimmungen ist optional.

Die Nutzung ist für Teilnehmer an einer Terminabstimmung also völlig anonym möglich. Wir empfehlen dennoch, sich anzumelden, weil dann auch nachträglich Terminzusagen geändert werden können.

Allerdings ist die Hinterlegung einer E-Mail-Adresse durch einladende Personen erforderlich, weil sonst der Link zum nachträglichen Bearbeiten und Fixieren des Termins nicht zugestellt werden kann.

Auch ist bei Buchungslisten die Eingabe einer E-Mail-Adresse erforderlich, weil nur so eine Buchungsbestätigung und Informationen über allfällige Stornierungen verschickt werden können.

Zusätzlich bietet die Erstellung von Buchungslisten mit Login den Vorteil, dass eine Übersicht der Buchungslisten im Konto angezeigt wird.

Wie komme ich wieder in den Bearbeitungsmodus, wenn ich kein Konto eingerichtet habe?

Nutzer bleiben beim Terminplaner 23 Tage auf dem selben Endgerät angemeldet, sofern der Browser nicht so eingestellt ist, dass Cookies vorher (etwa beim Schliessen eines Fensters) gelöscht werden. Ist das Terminplaner - Cookie abgelaufen oder nicht vorhanden, muss die Sitzung über den Bearbeitungslink, welcher nach der Erstellung der Abstimmung per E-Mail versendet wird, wieder aktiviert oder sich nochmals beim Terminplaner angemeldet werden.

Also wenn der BEARBEITEN - Reiter sichtbar ist, liegt eine Anmeldung vor.

Bearbeiten Reiter sichtbar

Wir empfehlen, vor dem Anlegen einer Abstimmung ein Konto beim Terminplaner anzulegen, dann wird der Bearbeitungslink zum Einsteigen nicht benötigt und alle Abstimmungen werden aufgelistet.

Warum ist es sinnvoll, dass sowohl einladende als auch eingeladene Personen eine E-Mail-Adresse angeben und was passiert damit?

Die E-Mail-Adresse wird bei einladenden Personen benötigt, um den Link zum nachträglichen Bearbeiten zu schicken.

Teilnehmer einer Terminabstimmung können zu einer Angabe einer E-Mail-Adresse verpflichtet werden. Denn nur dann wird an diese Adresse der fixierte Termin vom Terminplaner als ICAL Datei geschickt, damit der Termin bequem in den eigenen Kalender importiert werden kann. Wird die Option zur verpflichtenden Bereitstellung einer E-Mail-Adresse nicht gewählt, müssen Teilnehmer, die nicht auf dem Terminplaner registriert sind, über das eigene E-Mail-Programm oder einen Messenger vom Ausgang der Abstimmung informiert werden.

Bei einer Buchung ist die Angabe einer E-Mail-Adresse erforderlich, damit eine Bestätigung zugestellt und eine allfällige Stornierung durchgeführt werden kann.

In beiden Fällen wird die Adresse nie öffentlich angezeigt, und einzig verwendet, um diese Informationen zuzustellen.

Ist ein Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung notwendig?

Mit dem DFN-Terminplaner stellt der DFN-Verein auf Wunsch der Teilnehmer am Wissenschaftsnetz Nutzern und nicht Einrichtungen selbst ein direktes Hilfsmittel zur Abstimmung von Terminen zur Verfügung. Eine Vereinbarung zur Verarbeitung von Daten im Auftrag mit der Einrichtung ist daher nicht vorgesehen.
 

An wie viele Teilnehmer kann ich eine Einladung per E-Mail versenden?

Termineinladungen direkt aus dem Terminplaner sind limitiert auf 30 E-Mail-Empfänger. Wenn mehr Personen eingeladen werden müssen, gibt es zwei Optionen:

  • Verteiler aufteilen in Blöcke mit höchstens 30 Adressen und wiederholt diese über den Terminplaner einladen
  • Versand der Einladungen mit dem Mail Programm unter Angabe des Abstimmungslinks. 

E-Mail-Adressen müssen mit Komma getrennt werden, nicht mit Semikolon!

Pro Stunde werden vom Terminplaner maximal 50 Mails versendet. Die Einschränkungen verhindern, dass der Terminplaner als "Spam-Schleuder" verwendet wird und auf Spam-Listen gelangt, welche die Zustellung behindern würden.

Was sind Buchungslisten?

Der Unterschied zur Terminabstimmung ist, dass bei Buchungslisten die Termine vorab feststehen und Teilnehmer diese Termine buchen können, z. B. Seminarplätze, einen Termin für ein Mitarbeitergespräch, Raumreservierungen, ...

Für diese Anwendungsfälle sind normale Terminabstimmungen eher unpraktisch, da es ja darum geht, einen passenden Termin für alle zu finden. Ob bei Buchungen nur einer oder mehrere Termine ausgewählt werden können, kann festgelegt werden.