Anleitung
Anleitung Terminabstimmung
Eine Abstimmung dient dazu, einen Termin-Vorschlag mit mehreren Personen abzustimmen.
Der ausgewählte Termin kann an alle Teilnehmenden versendet werden.
So wird's gemacht
1. Neue Abstimmung anlegen
Eine Termin-Abstimmung kann ohne Benutzerkonto oder als angemeldeter Benutzer erstellt werden. Ein Titel und weitere Details sind zu definieren.
2. Tage und Zeiten vorschlagen
Zunächst müssen ein oder mehrere Tage ausgewählt werden, an denen der Termin stattfinden könnte.
Anschließend kann entweder eine Startzeit angegeben, Zeiträume definiert oder indem das Eingabefeld leer bleibt, ein ganztägiges Event angelegt werden.
Format für die Zeiteingabe:
- leer lassen für ganztägige Termine
- HH:MM – nur Startzeit des Termins
- HH:MM-HH:MM – für Start und Ende (empfohlenes Format)
Weitere Zeitoptionen pro Tag können mit "Zeitspalte hinzufügen" gesetzt werden. Für mehrtägige Termine den ersten Tag der Veranstaltung mit Startzeit anlegen und die Dauer im Beschreibungstext vermerken.
3. Zur Abstimmung einladen
Termin-Vorschläge einfach an die gewünschten Teilnehmenden versenden. Als angemeldeter Benutzer kann nicht nur auf die Kontakte des E-Mail-Programms zugegriffen, sondern auch direkt über den Terminplaner eingeladen werden.
4. Fixierten Termin versenden und speichern
Sobald ein Termin fixiert wurde, wird an die ausgewählten Teilnehmenden eine Bestätigung versendet. Der Termin kann direkt in den Kalender importiert werden.
5. Abstimmung bearbeiten
Im Konto sind alle Abstimmungen zu finden. Abstimmungen können auch nach Abschluss wieder geöffnet und bearbeitet werden.
Anleitung Buchungsliste
Buchungslisten ermöglichen die Buchung von vordefinierten Terminen für mehrere Personen.
Für das Erstellen von Buchungslisten ist eine Anmeldung erforderlich.
So wird's gemacht
Der Ersteller kann mit einer Buchungliste vordefinierte Termine anderen Personen für die Buchung zur Verfügung stellen. Mehrere Personen können so die Termine in einer Liste buchen und gegebenenfalls auch wieder stornieren. Für das Erstellen einer Buchungsliste ist die Angabe einer E-Mail-Adresse erforderlich. Damit können Buchungslisten im Konto nachträglich bearbeitet und Benachrichtigungen empfangen werden. Buchungen können von anderen Personen auch ohne Benutzerkonto getätigt werden. Ein Konto bietet einen Überblick über erstellte Listen und reservierte Termine.
1. Neue Buchungsliste erstellen
Zunächst muss ein Titel für die Buchungsliste vergeben werden. Weiter kann eine Beschreibung hinzugefügt werden.
Anschließend muss ausgewählt werden, ob die zu buchenden Optionen einen Text und ein Datum beinhalten sollen oder lediglich eines der Merkmale.
2. Buchungsoptionen festlegen
Eine Buchungsoption mit Text und Datum anlegen.
Im Textfeld ist die Bezeichnung für die Buchungsoption einzutragen.
Das Datum kann mit TT.MM.JJJJ angegeben oder anhand des Kalenders gewählt werden.
Für die Zeit können verschiedene Angaben gemacht werden.
Mit HH:MM wird eine Uhrzeit definiert.
Durch das Setzen eines Hakens bei "ganztägig" entfällt das Eingabefeld für die Uhrzeit und ein ganztägiges Zeitfenster wird für die Buchungsoption angegeben.
Mit einem Haken bei "Enddatum anzeigen" werden zusätzliche Felder für die Eingabe eines Enddatums und Uhrzeit eingeblendet. Dadurch kann eine mehrtägige Buchungsoption erstellt werden.
2.1 Weiteres Element hinzufügen
Über "weiteres Element hinzufügen" können der Buchungsliste weitere Buchungsoptionen hinzugefügt werden.
2.2 Zeilenreihenfolge ändern
Mit "Zeilenreihenfolge anzeigen" wird eine Spalte zur Festlegung der Reihenfolge eingeblendet. Anhand der Dropdown-Liste kann die Position der jeweiligen Buchungsoption bestimmt werden.
3. Weitere Optionen
Nachdem alle zur Verfügung stehenden Optionen der Buchungsliste hinzugefügt wurden, kann unter "weitere Optionen" ein Zeitfenster sowie ein Teilnehmerlimit für die Buchungen festgelegt werden.
3.1 Zeitfenster für Buchungen
Ein Zeitfenster mit Start- und Endpunkt schränkt den Zeitraum ein, in dem Buchungen erfolgen können.
3.2 Limit angeben
Mithilfe eines Limits kann die maximale Anzahl der Teilnehmenden pro Buchungsoption begrenzt werden.
Zusätzlich kann durch Ankreuzen von "Teilnehmende dürfen nur eine Option wählen" bestimmt werden, dass jeder Teilnehmende nur eine Option buchen darf.
Mit der Funktion "Kommentare erlauben" wird den Teilnehmenden erlaubt, Kommentare zu hinterlassen.
4. Buchungsliste speichern und bearbeiten
Wenn die Buchungsliste fertig angelegt ist, sollte diese gespeichert werden. Anschließend erscheint die Ansicht der Buchungsliste und diese kann gegebenenfalls erneut bearbeitet werden.
Die drei Registerkarten "Ansicht", "Bearbeiten" und "Buchungen" ermöglichen den Wechsel zwischen der Ansicht einer Buchungsliste, dem Bearbeiten und der Übersicht von bereits vorgenommenen Buchungen.
5. Buchungsliste teilen
In der Registerkarte "Ansicht" kann unter "Link zur Buchungsliste" der Link zur Buchungsliste kopiert und geteilt werden.
6. Buchungsliste kopieren
In der Registerkarte "Ansicht" kann unter "Buchungsliste kopieren" eine bereits bestehende Buchungsliste kopiert werden. Dabei werden die Inhalte der Liste in eine neue Buchungsliste übertragen. Bereits getätigte Buchungen werden nicht übernommen. Die neue Buchungsliste kann an aktuelle Gegebenheiten angepasst und erneut geteilt werden.
7. Buchungen exportieren
Unter der Registerkarte "Buchungen" können die Buchungen als CSV-Datei exportiert werden.