Datenschutz
Datenschutzerklärung
DFN-Terminplaner V6
Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Artikel 12 Absatz 1 Satz 1 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
Art. 12, Abs. 1, S. 1 der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), regelt:
„Der Verantwortliche trifft geeignete Maßnahmen, um der betroffenen Person alle Informationen gemäß den Art. 13 und 14 (…) in präziser, transparenter, verständlicher und leicht zugänglicher Form in einer klaren und einfachen Sprache zu übermitteln; (…).“
Dieser Verpflichtung kommt der
Verein zur Förderung eines Deutschen Forschungsnetzes e.V.
Alexanderplatz 1
10178 Berlin
E-Mail: dfn-verein@dfn.de
Telefon: +49 30 884299 0
als Verantwortlicher mit der nachfolgenden Information nach.
Der DFN-Terminplaner 6 ist eine Plattform für Abstimmungen und Buchungen, entsprechend den im Terminplaner 6 aufgeführten Nutzungsbedingungen.
Der DFN-Verein ist ausschließlich für die Verarbeitung von Daten bei der Bereitstellung des Terminplaners 6 verantwortlich, nicht dagegen für die Inhalte einzelner Abstimmungen oder Buchungsvorgänge. Die Einhaltung der Datenschutzgrundsätze bei der Gestaltung der Inhalte der Abfrage obliegt insoweit den Initiatoren von Abstimmungen oder Buchungsvorgängen (Autoren).
Der Link, mit dem Teilnehmer Zugang zu einer Abstimmung oder Buchungsvorgang erhalten, wird zum Schutz gegen eine unbefugte Kenntnisnahme als URL mit zufälliger Zahlen- und Zeichenkombination generiert. Es ist damit unwahrscheinlich, aber nicht vollständig unmöglich, dass andere als der Autor oder die Teilnehmer (gemeinsam: „Beteiligte“) zufällig Zugriff auf eine Abstimmung oder einen Buchungsvorgang erhalten. Diese Maßnahme ist aber kein Schutz gegen eine Weitergabe der URL durch Autor oder Teilnehmer an Dritte. Nach Versand der URL zur Abstimmung oder zum Buchungsvorgang hat der DFN-Verein keinen Einfluss auf dessen Weitergabe. Auch zufällige Kenntnisnahme ist unwahrscheinlich aber nicht ausgeschlossen. Der DFN-Terminplaner 6 ist deshalb datenschutzrechtlich nur für simple Abstimmungen oder Buchungsvorgänge ausgelegt, nicht dagegen für großangelegte Abstimmungen und Buchungsvorgänge und ausdrücklich nicht für die Eintragung von sensitive Personendaten.
Die Nutzung des DFN-Terminpalners 6 ist weltweit möglich. Die Datenverarbeitung findet ausschließlich auf dem Gebiet der Bundesrepublik Deutschland statt.
Kategorien der verarbeiteten Daten, Zweck der Verarbeitung und Rechtsgrundlage
1. Zugriff auf die Webseite des Terminplaners6
Beim Zugriff auf die Webseite des Terminplaners6 werden für 7 Tage folgende Daten gespeichert:
- IP-Adresse
- Datum
- Uhrzeit
- URL und übertragende Datenmenge
- Statuscode
- zugreifender Webbrowser (sofern vom Client übermittelt)
- Referrer
Die Speicherung erfolgt zum Zwecke der Informationssicherheit und der Fehleranalyse. In diesen Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Es ist nicht ersichtlich, dass dadurch Interessen, Grundrechte oder Grundfreiheiten von betroffenen Personen überwiegen. Eine Zusammenführung der IP-Adresse oder E-Mail-Adresse mit anderen Datenbeständen erfolgt nicht.
2. Erstellung eines Benutzerkontos
Beim Erstellen eines Benutzerkontos werden folgende personenbezogenen Daten verarbeitet:
- E-Mail Adresse
- Benutzername (Pseudonym möglich)
- Anzeigename, der Name, der bei den Abstimmungen angezeigt wird. Kann anders als der Benutzername sein (Pseudonym möglich)
- Passwort, muss mit Aufruf des Links in der Bestätigungsmail gesetzt werden (Passwörter werden verschlüsselt gespeichert)
Benutzername und Passwort sind zur eindeutigen Identifizierung des Nutzers zwecks Feststellung der Zugangsberechtigung zum Nutzerkonto zwingend notwendig.
Die Daten sind erforderlich zum Erstellen eines Benutzerkontos. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der abgefragten personenbezogenen Daten ist Art. 6 (1) b) DSGVO
3. Erstellen einer Abstimmung oder Buchungsvorganges durch einen Autor
Eine Abstimmung durch einen Autor kann mit oder ohne Benutzerkonto erstellt werden.
Bei der Erstellung einer Abstimmung von einem Autor über sein Benutzerkonto wird die von Ihm hinterlegte E-Mail-Adresse verwendet.
Die E-Mail-Adresse wird nicht an die anderen Teilnehmer der Abstimmung weitergegeben.
Dem Autor steht es offen auch andere Inhalte mit personenbezogenen Daten im Beschreibungsfeld einer Abstimmung oder eine Buchungsvorganges einzugeben. Dies erfolgt in Verantwortung des Autors. Der DFN-Verein fragt diese Daten nicht ab.
Eine Buchungsliste kann nur mit einem Benutzerkonto angelegt werden. Für den Versand von Benachrichtigungen wird die E-Mail-Adresse aus dem Benutzerkonto verwendet.
Die Daten sind erforderlich zum Erstellen einer Abstimmung oder eines Buchungsvorganges Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der E-Mail-Adresse ist Art. 6 (1) b) DSGVO.
4. Teilnahme an einer Abstimmung oder an einem Buchungsvorgang
Die Teilnahme an einer Abstimmung oder an einem Buchungsvorgang ist mit und ohne Benutzerkonto möglich. Bei einer Teilnahme werden die von den Beteiligten eingetragenen Daten durch den DFN-Verein verarbeitet. Die Gestaltung der Abfrage erfolgt durch die Autoren, die Eintragungen durch die Teilnehmer. Es wird empfohlen, nach den Grundsätzen der Datenminimierung möglichst sparsam mit personenbezogenen Daten umzugehen.
Der DFN-Verein verarbeitet folgende weitere Daten zur Erbringung des Dienstes:
- den Anzeigenamen (Pseudonym möglich)
- falls vom Autor verpflichtend abgefragt, eine E-Mail-Adresse
- Benutzername und Anzeigename für Teilnehmer, die über ihr Benutzerkonto teilnehmen
Die Daten sind erforderlich zur Erbringung zur Teilnahme an Abstimmungen oder Buchungsvorgängen, wie diese vom Autor gestaltet sind. Rechtsgrundlage ist Art. 6 (1) b) DSGVO.
5. Versand von E-Mails vom Terminplaner an Autoren und Teilnehmer
Ein Autor kann festlegen, dass im Rahmen der Abstimmung automatisch E-Mails über die Ergebnisse der Abstimmung vom Terminplaner an Teilnehmer versendet werden. Beim Versand von E-Mails vom Terminplaner an Autoren und Teilnehmer werden folgende Protokolldaten gespeichert:
- E-Mail-Adresse des Autoren oder des Teilnehmers
- Datum
- Uhrzeit
- Versandstatus
Die Daten sind erforderlich zur Erbringung des Dienstes (Fehleranalyse, Nachweis der fehlerfreien E-Mail-Funktion). Rechtsgrundlage ist Art. 6 (1) f) DSGVO.
Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden
Beim Zugriff auf die Webseiten des Terminplaners6 gespeicherte Daten (siehe Ziffer 1) werden nach sieben Tagen gelöscht.
Zur Erstellung eines Benutzerkontos hinterlegte Daten (siehe Ziffer 2) können durch den Eigentümer gelöscht werden, andernfalls werden die hinterlegten Daten nicht gelöscht.
Ein Autor kann die Abstimmung (siehe Ziffern 3 und 4) jederzeit selbst löschen. Löscht er sie nicht, werden abgeschlossene Abstimmungen 3 Monate nach dem fixierten Datum gelöscht, nicht abgeschlossene 6 Monate nach der letzten Aktivität auf dem Server. Wird eine Abstimmung neu abgespeichert, laufen die Fristen neu.
Bei Buchungslisten (siehe Ziffern 3 und 4) wird nach einem Jahr der letzten Bearbeitung ein Löschhinweis an den Autor per E-Mail gesendet. Darin enthalten ist ein Hinweis, dass nach weiteren 30 Tagen die Buchungsliste gelöscht wird. Der Autor kann vor dieser Löschung die Buchungsliste erneut speichern, in diesem Fall wird die Buchungsliste als neue Liste verarbeitet.
Zum Versand von E-Mails an Autoren oder Teilnehmer verarbeitete Daten (siehe Ziffer 5) werden auf dem System nach 7 Tagen gelöscht.
Empfänger der Daten
Alle genannten personenbezogene Daten, auch die im Rahmen der Abstimmung eingegebenen Daten der Teilnehmer können von dem Dienst zugewiesenen Mitarbeitern des DFN-Vereins insbesondere zur Bearbeitung von Supportanfragen oder zur Abwehr von missbräuchlicher Nutzung des Dienstes eingesehen werden.
Hinweise zum Umgang mit Cookies
Ein Cookie wird nur gesetzt, wenn der Nutzer dies in den Einstellungen seines Browsers zulässt. Es werden ausschließlich funktional erforderliche Cookies im Rahmen der aktiven Session eingesetzt. Werbe- oder Tracking-Cookies kommen nicht zum Einsatz. Die verwendeten Cookies werden spätestens mit dem Schließen des Browsers gelöscht.
Rechte betroffener Personen nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
Art. 15 DSGVO regelt das Auskunftsrecht von Betroffenen und gibt Ihnen die Möglichkeit, vom DFN-Verein eine Bestätigung zu verlangen, ob Ihre personenbezogenen Daten von uns verarbeitet werden. Sofern Ihre personenbezogenen Daten bei uns vorliegen, können Sie weiterhin Information zum Verarbeitungszweck, zu deren Herkunft und Empfängern beim DFN-Verein, der Speicherdauer und Details (insbesondere Datenkategorien) zu den von Ihnen vorliegenden Daten verlangen.
Art. 16 DSGVO eröffnet das Recht, die Berichtigung sowie im Hinblick auf den Zweck die Vervollständigung sie betreffender unzutreffender personenbezogener Daten zu verlangen.
Art. 17 Abs. 1 DSGVO statuiert – mit bestimmten Ausnahmen – das Recht, die Löschung von Daten zu verlangen. Art. 17 Abs. 2 DSGVO regelt ein „Recht auf Vergessenwerden“, wenn die verantwortliche Stelle die zu löschenden Daten öffentlich gemacht hat.
In bestimmten Fällen kann nach Art. 18 DSGVO auch die Einschränkung der Verarbeitung verlangt werden – zum Beispiel, wenn der Verantwortliche die Daten nicht mehr, die betroffene Person sie jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt.
Das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO gibt unter bestimmten Voraussetzungen einen Anspruch, eine Kopie von personenbezogenen Daten in einem üblichen und maschinenlesbaren Dateiformat zu erhalten.
Nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO hat der Betroffene aus bestimmten Gründen ein Widerspruchsrecht gegen eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt.
Nach Art. 77 DSGVO hat jede betroffene Person das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn sie der Ansicht ist, dass die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.
Stand der Datenschutzhinweise
Die ständige Entwicklung der Rahmenbedingungen macht von Zeit zu Zeit Anpassungen unserer Datenschutzhinweise notwendig. Wir behalten uns vor, jederzeit entsprechende Änderungen vorzunehmen.
Stand: Januar 2022
Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten im DFN-Verein:
Verein zur Förderung eines Deutschen Forschungsnetzes e.V.,
Datenschutzbeauftragte
Alexanderplatz 1, 10178 Berlin,
E-Mail: datenschutz@dfn.de, Telefon: +4930 884299 9103